Waarom terugkoppelen?
Een belangrijk aspect van participatie is terugkoppeling aan de deelnemers die een bijdrage hebben geleverd aan het participatieproces. Zij moeten horen hoe hun inbreng de besluitvorming heeft beïnvloed. Onderzoek heeft aangetoond dat gebrek aan terugkoppeling één van de grootste bedreigingen is voor bereidheid bij burgers om te participeren. Het is dus belangrijk dat hier aandacht voor is. Daarnaast helpt terugkoppeling ook de beleidsmaker of projectmedewerker bij het maken van afwegingen, omdat er een heldere verantwoording dient te worden opgesteld om terug te koppelen aan de deelnemers. Als professional kan je relatief veel invloed uitoefenen op de kwaliteit van de terugkoppeling.
Wanneer terugkoppelen?
Om dit aspect voldoende te belichten is het verstandig om bij de vormgeving van een participatietraject al na te denken over hoe de terugkoppeling plaats zal vinden en op welke manier. Door dit in een vroeg stadium van het besluitvormingsproces al helder te maken, wordt het belang van terugkoppeling voor zowel bestuurder als deelnemer onderstreept. Dit kan bijvoorbeeld door vooraf aan te geven wat er gaat gebeuren, hoe er om zal worden gegaan met de input, op welke manier de participant een terugkoppeling krijgt en wanneer dit zal plaatsvinden. Dit vergroot het vertrouwen in het proces.
Hoe terug te koppelen?
Wanneer je terugkoppelt is het belangrijk dat participanten op de hoogte worden gebracht van hoe de beslissing tot stand is gekomen en hoe hun input die beslissing heeft beïnvloed . Geef daarbij weer wat de afweging is geweest om de inbreng wel of niet te verwerken. Zorg daarnaast voor erkenning van de boodschap of zorg die de participant probeert te uiten, door je in te leven in de drijfveren van die participant. Op die manier kan er naast inhoudelijk ook empathisch gereageerd worden. Tot slot is het belangrijk om ook voor de betrokkenheid van de participant te bedanken.
Het is belangrijk dat de terugkoppeling goed toegankelijk is. Verplaats je bij het opstellen in de lezer. De terugkoppeling is voor de deelnemers aan het participatieproces, niet voor jezelf. Enkele tips zijn: zorg voor een begrijpelijk taalniveau, vermijdt daarbij zoveel mogelijk het gebruik van afkortingen en jargon. Een visuele ondersteuning kan helpen om de terugkoppeling te verhelderen, bijvoorbeeld met een visuele tijdlijn van het proces of project. Let ook op de digitale toegankelijkheid van documenten en afbeeldingen. Iedereen dient toegang te hebben tot de uiteindelijke beslissing. Lees hierover meer op www.digitoegankelijk.nl.
Bronnen
Meer weten?
Meer informatie over terugkoppeling bij participatie? Bekijk dan pagina 11 van de onderstaande handreiking.
Handreiking
Participatieplan
Wat zet je in een participatieplan? Deze handreiking beschrijft een aantal belangrijke onderdelen voor een participatieplan en hoe je tot een participatieplan komt.
Bekijk 
Download 