De overheid kan niet meer zonder participatie. Door participatie wordt namelijk helder wat de rol en taak van de rijksoverheid is in een bepaalde opgave en hoe andere stakeholders (burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en decentrale overheden) vanuit hun rol kunnen bijdragen. Maar waar begin je met participatie en wanneer doe je het goed?
Uit internationale ervaring is gebleken dat veel geslaagde participatietrajecten voldoen aan een aantal vaste kenmerken. Deze kenmerken zijn door het Kennisknooppunt onder woorden gebracht in acht succesfactoren, die je kunt gebruiken als houvast bij het vormgeven van jouw participatieproces. Zie de succesfactoren hierbij niet als een compleet stappenplan met garantie op een goed participatieproces, maar vooral als handvatten waar jij als participatieprofessional altijd op kunt terugvallen.
Hieronder zijn de succesfactoren verder beschreven, elk voorzien van een korte toelichting. Ook biedt deze toelichting enkele tips en voorbeelden, waarbij wordt benadrukt dat de invulling van elke succesfactor maatwerk blijft. Let erop dat deze succesfactoren vooral zijn gericht op overheidsinitiatieven, maar natuurlijk evengoed van toepassing zijn op andere participatietrajecten en beleidsinitiatieven.
1. Relevante stakeholders (iedereen die door het beleid/besluitvorming geraakt wordt of erin is geïnteresseerd) worden tijdig betrokken.
Concrete initiatieven en keuzes worden beter (begrepen) als stakeholders in een vroeg stadium betrokken worden, wanneer er nog relatief veel ruimte voor inbreng is. Betrek stakeholders die door het initiatief geraakt worden, er ideeën hebben of geïnteresseerd zijn. Hierdoor wordt zowel de representativiteit als de diversiteit van stakeholders om het initiatief te verrijken, blinde vlekken te verkennen en de relevante belangen in kaart gebracht. Met behulp van de handreiking ‘Stakeholderanalyse’ kun je stakeholders in kaart brengen.
2. Stakeholders worden gefaciliteerd met voldoende, passende en toegankelijke informatie om een betekenisvolle bijdrage te kunnen leveren aan het participatieproces.
Toegang tot relevante informatie is belangrijk voor stakeholders om aan een participatieproces deel te kunnen nemen. Zorg ervoor dat de informatie op een toegankelijke manier wordt gecommuniceerd. Houd rekening met mensen die extra kennis en/of middelen nodig hebben om aan een participatieproces deel te kunnen nemen. Help deze mensen zodat zij wel mee kunnen doen. Er bestaan verschillende manieren en instrumenten om stakeholders te informeren. Bedien mensen op maat, zo ontstaat een gelijk kennisniveau. De handreiking ‘Stakeholders informeren’ geeft tips over hoe je stakeholders kunt informeren.
3. Er is een aanpak voor de participatie, bijvoorbeeld omschreven in een projectplan of apart participatieplan.
In een participatieplan wordt inzichtelijk wie, wanneer, waarover en met welk doel betrokken wordt. Ook staat in dit plan op welke manier (dus met welke participatievormen) stakeholders betrokken worden. Ook staat in dit plan hoe je omgaat met de opbrengsten van de participatie. Door een participatieplan met participanten te delen maak je voor iedereen inzichtelijk wat je met de participatie wilt bereiken en kun je zo de juiste verwachtingen managen. In dit participatieplan staan ook de kaders waarbinnen de participatie plaats kan vinden en wat de ruimte voor de inbreng is. Meer informatie over het opstellen van een participatieplan vind je in de handreiking ‘Participatieplan’.
4. Het participatieplan is met inbreng van de stakeholders opgesteld.
Stakeholders kunnen niet alleen participeren over de inhoud, maar ook over de manier waarop en de mate waarin zij betrokken willen worden. Door feedback te vragen op een participatieplan toets je bij stakeholders of het plan dat jij bedacht hebt ook uitvoerbaar is in de praktijk. Daarbij is het belangrijk om aan te sluiten op andere gerelateerde participatietrajecten, zodat er wordt voorkomen dat stakeholders meerdere keren worden benaderd door dezelfde of verschillende initiatiefnemers met gerelateerde plannen zonder dat zij de samenhang kennen.
5. Er is een bestuurlijk (politiek en ambtelijk) besluit t.a.v. het participatieproces.
Voor het slagen van een participatieproces is het van groot belang dat er bestuurlijk commitment is. Bestuurders moeten bereid zijn om de resultaten uit de participatie mee te wegen in de beleid- en besluitvorming. Door als bestuurder voorafgaand randvoorwaarden te stellen aan de participatie, schep je heldere verwachtingen over en weer. Hierbij is het belangrijk om het participatieplan door de hoogst verantwoordelijke voor het project, wat vaak de bestuurder zal zijn, vast te laten stellen in bestuurlijk besluit.
6. De wensen en belangen van alle stakeholders (inclusief beslissers) worden inzichtelijk gemaakt en erkend.
Met behulp van een stakeholderanalyse (handreiking ‘Stakeholderanalyse’) worden alle wensen en belangen van stakeholders rondom een project inzichtelijk gemaakt en bijgehouden. Als initiatiefnemer(s) of beslisser is de volgende stap om te luisteren, openstaan voor ideeën en de verschillende belangen van de stakeholders te erkennen en te respecteren. Hierbij is het noodzakelijk om open het gesprek aan te gaan en niet direct te gaan discussiëren over standpunten. Sta eerst stil bij het transparant uitwisselen van achterliggende belangen, wensen en waarden. Tot slot moet het voor beslissers en andere stakeholders duidelijk zijn of de procesbegeleider onafhankelijk is of niet en welke belangen er mogelijk vanuit hem/haar kunnen spelen.
7. De inbreng van participanten wordt serieus meegewogen.
Doel van het participatieproces is om inbreng vanuit het participatieproces integraal mee te wegen in het besluitvormingsproces. Bedenk daarbij in een vroeg stadium waar de resultaten uit de participatie voor gebruikt kunnen worden. Kom afspraken na over hoe de inbreng van participanten wordt meegewogen en hier transparant over te zijn. Heldere communicatie over wat je met de inbreng doet en het vastleggen (bijv. via een verslag) van participatiemomenten is belangrijk. Op deze manier is het participatieproces voor iedereen navolgbaar en weet iedereen hoe een besluit tot stand is gekomen.
8. Stakeholders krijgen te horen op welke manier hun inbreng wordt gewogen en heeft doorgewerkt.
Koppel na ieder participatiemoment terug aan alle betrokken stakeholders over wat er met hun inbreng is gedaan, ook als ervoor gekozen is de inbreng terzijde te leggen of als deze pas later verwerkt kan worden of onderzocht moet worden. Zorg tijdens het participatieproces voor voortdurende communicatie met stakeholders, ook in moeilijke fasen en ook als er geen nieuws of slecht nieuws is. Bied stakeholders inzicht in de achterliggende dilemma’s en afwegingen die een rol spelen in de besluitvorming. Verantwoord de uiteindelijke keuzes en laat zien hoe verschillende belangen, zowel procesmatig als inhoudelijk, hebben doorgewerkt in de besluitvorming.
Zelf aan de slag met participatie
Enthousiast geworden om ook in jouw project aan de slag te gaan met deze succesfactoren? Met behulp van onze handreikingen kun je al in de opstartfase van een beleid- of besluitvormingsproces nadenken over jouw participatieaanpak. Om een goed participatieproces te kunnen ontwerpen is het belangrijk om met de volgende stappen te beginnen:
- Het (met je team) ontwerpen van een participatieproces
- Het schrijven van een participatieplan
- Het maken van een stakeholderanalyse
- Het betrekken van politici bij participatieprocessen
Waarop zijn deze succesfactoren gebaseerd?
De succesfactoren zijn gebaseerd op de internationale kernwaarden voor participatie, opgesteld door de International Association for Public Participation (IAP2). Daarnaast zijn er enkele elementen toegevoegd uit de Vuistregels voor participatie, Verdrag van Aarhus en de Code maatschappelijke participatie toegevoegd.