Participatieplan

Wat zijn de doelen van een participatieplan?

Het participatieplan helpt je om het participatieproces voor te bereiden en uit te werken. Daarnaast is het ook een communicatiemiddel: het zorgt voor transparantie en houvast doordat het duidelijk maakt waarom participatie hier belangrijk is en hoe dat globaal gaat verlopen.

Doordacht proces

Door vooraf een participatieplan op te stellen, verdiep je je tijdig in de vraag hoe participatie kan bijdragen aan de doelen van het project, wie de belanghebbenden zijn en welke ruimte er is voor participatie. En hoe dit aansluit op de mijlpalen, besluitvormingsmomenten en de fasen die het project doorloopt. Zo werk je aan een gedegen participatieproces, in plaats van een reeks ongeplande en/of onsamenhangende activiteiten. Ook geeft een participatieplan inzicht in de menskracht, middelen en tijd die nodig is voor de participatie. Dit is belangrijk om te weten voor het projectmanagement.

Communicatie

Het participatieplan is ook een communicatiemiddel. Een participatieplan maakt voor iedereen binnen en buiten de projectorganisatie duidelijk hoe het participatieproces globaal gaat verlopen, waarom participatie belangrijk is en hoe dat ten dienste staat van de besluitvorming. 

Transparantie

In het plan beschrijf je de aard, omvang, reikwijdte en verwachte opbrengst van het participatieproces. Het participatieplan legt ook verwachtingen en afspraken vast, waarop binnen en buiten het project kan worden teruggevallen. Zo wordt de kans op misverstanden, teleurstellingen, en discussie over het participatieproces verkleind. En worden er over en weer geen verkeerde verwachtingen gewekt. Een participatieplan is geen garantie voor inhoudelijk draagvlak, maar vergroot wel de kans op een transparant, goed en navolgbaar proces voor de omgeving.
 

Hoe stel je een participatieplan op?

Om een participatieplan op te stellen, is het nodig om vooraf een goede analyse te maken van de belanghebbenden, hun belangen en de voor hen belangrijke thema’s in het project.

Het participatieplan wordt door de initiatiefnemer van het project opgesteld. Het is raadzaam om dat samen met belanghebbenden te doen. Bijvoorbeeld door te beginnen met een open gesprek met een aantal belanghebbenden over hun verwachtingen bij het project en de participatiemogelijkheden. Je kunt ook eerst gaan schrijven en daarna het concept participatieplan toetsen bij de stakeholders.

Stel het plan altijd formeel vast, zodat het plan een status heeft in het project. Zorg dat het plan wordt vastgesteld door de hoogst verantwoordelijke voor het project, vaak de bestuurder. 

Het participatieplan heeft verder geen voorgeschreven lengte of vorm. Verlies jezelf dus niet te veel in het perfect vormgeven en uitwerken. Besteed in ieder geval aandacht aan de volgende elementen van een participatieplan:

• Inleiding en context: wat zijn de context en voorgeschiedenis van het project en waarom is bij dit project gekozen voor participatie?

• Doel(en) participatieproces: wat wil je met participatie bereiken?

• Kaders en randvoorwaarden: binnen welke kaders van het project vindt de participatie plaats en wat zijn de randvoorwaarden voor de participatie?

• Doelgroep: wie zijn de belanghebbenden en wat zijn binnen het project hun belangen? Lees hier meer over hoe je een stakeholderanalyse kunt maken.

• Mijlpalen van besluitvorming: wat zijn de beslismomenten voor het project en op welke momenten in het proces is participatie van meerwaarde?

• Participatievragen: wat zijn per mijlpaal belangrijke participatievragen die passen bij de participatiedoelen van jou en de belanghebbenden? Denk bijvoorbeeld aan vragen als ‘Welke problemen spelen er?’ of ‘Welke kansen zijn er om verbindingen met andere projecten te leggen?’

• Participatievormen: welke participatievormen passen bij de participatiedoelen, -vragen, kaders en mijlpalen?

• Werkvormen:  met welke werkvormen ga je antwoord krijgen op je participatievragen?

• Resultaten en verankering: wat voor soort resultaten zal de participatie naar verwachting opleveren (bijvoorbeeld kwantitatief of kwalitatief) en hoe ga je deze wegen en terugkoppelen? Lees hier meer over het wegen en terugkoppelen van opbrengsten.

• Communicatie: welke communicatie is nodig bij de verschillende participatiedoelen, -vragen, kaders en mijlpalen?

• Organisatie: wie doet wat en wanneer, en wie is waarvoor verantwoordelijk? En hoeveel capaciteit vraagt dit van het project en eventueel van mensen buiten het team?

• Planning en budget: wat wordt de planning van het project: welke doelgroep wordt wanneer, met welke vragen, op welke manier bij welke mijlpaal betrokken?

In de handreiking Participatieplan van het Kennisknooppunt Participatie worden bovenstaande elementen verder uitgewerkt.

Stel deze elementen vooral samen vast: met collega’s, met de bestuurder en waar mogelijk, met belanghebbenden. En wees niet bang om regelmatig het participatieplan erbij te pakken en te herzien om zo te allen tijde recht te doen aan het proces en de inbreng van de betrokkenen.

Bronnen

De informatie op deze pagina is gebaseerd op de onderstaande bronnen:

• Kennisknooppunt Participatie. (2020). Handreiking Participatieplan.